Tutos Outlook

Outlook en quelques mots

C’est en 1997 qu’Outlook fait sa toute première apparition avec la version Office 97. Edité par Microsoft, le logiciel fait partie de la suite bureautique Microsoft Office, au même titre qu’Excel, Word, OneNote, PowerPoint.
Outlook est une référence phare en matière de communication et de partage virtuels. Pouvant être utilisé aussi bien pour un usage personnel que professionnel, ce logiciel indispensable permet de gérer facilement et rapidement les mails, l’emploi du temps et le calendrier, le carnet d’adresses, la liste des contacts, les dossiers confidentiels mais également les différentes tâches à effectuer. 
La version actuelle d'Outlook est la version 2019 que l'on peut retrouver dans la suite Office 365.
 

Outlook : ses fonctionnalités et ses points forts

Au quotidien, Outlook vous accompagne et vous aide à gérer au mieux votre planning. Quel que soit l’appareil mobile utilisé, toutes vos données importantes sont stockées en un seul et même endroit.
Intuitif, efficace, réactif, fonctionnel et facile à utiliser, Outlook vous facilite la vie en vous faisant gagner un temps précieux. Sans aucun doute, ses nombreuses fonctionnalités vous permettront de vous concentrer sur l’essentiel sans avoir à vous soucier des détails de logistique et d’organisation.
 

La boîte mail

Le point fort d’Outlook ?  Sa boîte mail, puissante et performante, qui permet de réaliser différentes actions ultra pratiques. Les mails sont ordonnés, classifiés, triés et hiérarchisés. On gagne ainsi en visibilité, en clarté, en cohérence et, par conséquent, en efficacité.  Voici en détails ce que vous pouvez attendre d’Outlook :

• Le logiciel permet de classer les mails par dossiers selon leur ordre d’importance, manuellement ou automatiquement selon les envies ;
• Vous êtes régulièrement amené à envoyer le même mail à un groupe de personnes ? Avec Outlook, vous créez facilement et rapidement des modèles d’emails standards que vous pouvez personnaliser à loisir selon l’identité de vos destinataires. Pour plus de sécurité, vous pouvez choisir de recevoir automatiquement des accusés de réception ;
• De même, lors d’envois de mails groupés, il est possible de mettre en cache les adresses de vos différents contacts. L’identité de chacun est ainsi scrupuleusement respectée ; 
• Outlook permet de cibler les priorités. Aussi, pour éviter les oublis malencontreux, il offre la possibilité de transformer les mails importants en tâches à effectuer ou en rendez-vous ;
• Outlook propose de faire apparaître la signature personnelle sur tous les documents officiels ; 
• Lors d’un déplacement exceptionnel, Outlook vous permet d’avertir vos contacts de votre indisponibilité temporaire en créant une réponse automatique stipulant les dates de votre retour ; 
• En prévision de votre absence, vous pouvez également programmer l’envoi d’un email en précisant simplement le jour et l’heure qui vous conviennent ;  
• Avec Outlook, adaptez les paramètres selon vos besoins et vos envies : vous pouvez par exemple classer vos mails selon leur importance et leur priorité, recevoir un signal sonore lorsque vous recevez un email de la personne de votre choix ou encore filtrer les publicités indésirables.

Le calendrier

Pour une organisation efficace et sereine du quotidien, le calendrier Outlook est un outil indispensable. Fonctionnel et simple à utiliser, il est de plus ultra intuitif. Sa clarté et sa précision garantissent un gain de temps plus qu’appréciable.  
Le calendrier d’Outlook vous permet entre autres d’organiser rapidement des réunions d’équipe. Il vous suffit pour cela d’indiquer l’heure qui vous convient, de créer une demande de réunion et de préciser l’identité de vos contacts à convier. Pour vous simplifier la tâche, Outlook vous propose de consulter les emplois du temps de vos collègues de travail ainsi que les salles de réunions susceptibles d’être disponibles pour l’occasion. Pas de temps perdu en recherche inutiles, vous vous organisez au plus vite dans des conditions d’efficacité optimales.
Pour une gestion du temps irréprochable, Outlook propose également de comparer vos différents calendriers en mode superposition. Vous identifiez rapidement vos rendez-vous personnels et professionnels. Vous pouvez ainsi en déduire vos éventuelles disponibilités en un seul coup d’œil.
Bien sûr, il est tout à fait possible de personnaliser le calendrier Outlook. Il s’adapte par exemple sans mal aux semaines de 3 jours ou aux horaires de nuit.
 

La gestion des tâches

Vous craignez d’oublier quelque chose d’important que vous devez absolument faire prochainement (révision de la voiture, facture à payer, rendez-vous chez le médecin ou encore dossier urgent à rendre) ? Pas d’inquiétude, Outlook se charge de vous le rappeler en temps voulu ! Il vous permet en effet d’organiser sereinement votre planning tout en ciblant vos priorités. Vous pouvez par exemple consulter le suivi des tâches déjà réalisées, personnaliser certaines d’entre elles selon un code couleurs spécifique, attribuer une tâche à l’un de vos contacts ou encore enregistrer et faire suivre un commentaire concernant l’une de vos attributions de tâche.   
 

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