Power BI Service : partagez vos rapports, actualisez les données, contrôlez qui voit quoi

Partager un rapport en écran partagé sur Teams, c'est montrer des chiffres que personne ne peut filtrer, et qu'il faudra remettre à jour à la main la semaine suivante. Une fois publié sur Power BI Service, le même rapport devient un outil de travail : chacun l'ouvre dans son navigateur, filtre ce qui le concerne, s'y abonne par e-mail ou l'exporte, pendant que les données s'actualisent seules aux heures que vous avez choisies. Vous décidez aussi qui voit quoi, jusqu'à la ligne près, sans dupliquer le rapport pour chaque service.

Power BI Service : ce que vous saurez faire

Ces réflexes valent pour n'importe quel rapport, pas seulement celui du cours.

• Organiser un espace de travail et donner à chacun le bon rôle
• Choisir entre partager un rapport, publier une application ou épingler un tableau de bord
• Servir une seule application à plusieurs publics grâce aux audiences
• Automatiser l'actualisation, même depuis un fichier resté sur votre PC
• Restreindre les lignes visibles par chaque utilisateur avec la RLS
• Relier des objectifs chiffrés à vos données avec les cartes de performance
• Envoyer vos chiffres vers Excel, PowerPoint ou PDF sans les recopier

Mon espace de travail, rôles RLS, incorporation : les pièges qui bloquent en entreprise

Une bonne part du cours sert à comprendre pourquoi « ça ne marche pas » alors que ce n'est pas un bug. Publier dans Mon espace de travail prive de la plupart des options de partage. Republier depuis Desktop écrase la version en ligne. Incorporer un rapport dans SharePoint ou un site web ne contourne pas les droits d'accès : sans autorisation, le lien reste fermé. Et un utilisateur affecté à deux rôles RLS voit l'addition des deux périmètres, pas leur intersection. La question des licences, qui conditionne tout le reste, est traitée dans la FAQ ci-dessous.

Le camping du cours débutant, cette fois mis en ligne

Le cas pratique repart du rapport d'activité d'un camping, le fil rouge du cours Power BI pour débutant de Josselin Baldé, puis l'enrichit d'un second domaine pour illustrer les audiences : une direction qui voit tout, un responsable qui ne voit que son activité. Le cours a été enregistré en 2026, avec le vocabulaire actuel de l'interface (modèle sémantique et non plus jeu de données). Seule la fonction de questions en langage naturel des tableaux de bord est appelée à disparaître fin 2026 au profit de Copilot, ce que le formateur signale lui-même dans la vidéo concernée.

Pour qui

Le badge indique Débutant, et c'est vrai pour Power BI Service : aucune notion du service n'est supposée. En revanche, il faut déjà savoir construire un rapport dans Power BI Desktop, le cours ne revient pas sur sa création. Les rôles RLS se définissent dans Desktop, parfois avec une formule DAX comme USERPRINCIPALNAME ; si ces formules vous échappent encore, le guide complet d'analyse de données avec DAX pose les bases. Prévoyez un compte Microsoft 365 professionnel donnant accès à Power BI Service et, pour pratiquer le partage, une licence Pro ou Premium par utilisateur.

Pour aller plus loin

Si votre objectif est de faire reconnaître ces compétences, la formation Power BI certifiante éligible au CPF ajoute un mentorat individuel et le passage de la certification TOSA.