Les différentes tâches de votre activité freelance vous submergent ? Découvrez ici nos conseils et une méthodologie pour une organisation au top.
Nos conseils pour vous organiser dans votre vie de Freelance
Vous êtes freelance ? Vous commencez à vous sentir submergé par la masse de travail qui vous incombe ? Prospect, relation client, administratif, formation continue… et votre domaine d’expertise bien sûr.
Sans une bonne organisation, vous risquez de perdre de vue la liberté qui vous faisait rêver lorsque vous vous êtes mis à votre compte.
Imprégnez-vous de ces conseils et mettez en œuvre une vraie méthodologie au quotidien. Vous verrez : en quelques jours, vous retrouverez du temps libre, tout en garantissant la satisfaction de vos clients.
Conservez votre motivation sur le long terme
Être un bon freelance, c’est se donner les moyens de tenir dans le temps. 49% des micro-entrepreneurs actifs ont mis la clé sous la porte dans les cinq premières années (enquête INSEE, 2017). Le démarrage est souvent difficile : on oscille entre joie – face aux bons retours des clients – et désespoir – devant le temps passé en comparaison des bénéfices réels.
Affichez en grand votre ambition
Pourquoi avez-vous choisi ce statut, ce métier ? Que vous apporte-t-il ? Quelle est votre ambition ? Écrivez une phrase qui décrit votre situation idéale dans 10 ans. Notez cela sur une belle affiche ou en fond d’écran pour l’avoir en vue tous les matins.
Fixez-vous des objectifs intermédiaires
Décidez d’un chiffre d’affaires à atteindre, réaliste mais ambitieux, à différentes échéances : dans trois mois, dans un an. Cela vous aidera à mettre en place les moyens nécessaires pour y parvenir.
- Attention !
Les deux ou trois premiers mois, vous allez peut-être passer énormément de temps à travailler sans obtenir un salaire mirobolant. Assurez vos arrières au niveau financier ! Vous avez du mal à décoller ? Faites le point grâce à nos conseils pour bien démarrer votre activité freelance.
- Astuce-smile
Votre première rentrée d’argent est dérisoire ? Vous avez passé 20 heures pour gagner 40€ ? Donnez de la valeur à cette somme : achetez un bijou ou un vêtement que vous garderez longtemps. ;-)
Organisez votre espace de travail
Un lieu pour votre activité
L’idéal est d’avoir une pièce dédiée à votre activité. Une pièce claire, avec des fenêtres, une décoration qui vous stimule, une porte à fermer en fin de journée. Pensez à l’ergonomie de votre poste de travail pour préserver votre dos et vos yeux.
Pour ceux qui en ont les moyens pratiques et financiers, les espaces de co-working apportent un vrai plus : des installations performantes, des « collègues » qui deviendront peut-être vos clients, un lieu voué entièrement au travail.
Si vous travaillez de chez vous, prévoyez une affichette pour signaler à votre entourage que vous êtes au travail, que vous avez besoin de ne pas être dérangé de telle heure à telle heure, sauf urgence. Organisez chaque soir, en famille, votre journée du lendemain. Vous éviterez ainsi bien des frictions !
Installez une ambiance propice au travail
Isolez-vous des sources de distraction.
- Désactivez les notifications sur votre téléphone, surtout durant les moments où vous avez besoin d’intense concentration.
- Mettez une musique de fond avec une play-list dédiée si vous cela vous aide.
- Si vous n’êtes pas dans un silence suffisant, utilisez un casque anti-bruit ou des écouteurs branchés sur un enregistrement de bruit blanc. Il s’agit de sons neutres comme la pluie, une cascade ou un hall d’aéroport.
Apprenez à optimiser votre temps
Avoir une gestion du temps efficace, c’est travailler le moins de temps possible pour un résultat de qualité.
Notez tout
Utilisez ce qui vous convient le mieux : une application to-do list, votre agenda, des notes sur votre mobile, des post-its…
Organisez vos tâches
Être freelance, c’est souvent avoir plusieurs missions en parallèle, des commandes en avance et des échéances à tenir. Pour ne rien rater, utilisez un outil comme Trello ou Wunderlist. Vous y verrez plus clair et vous pourrez hiérarchiser vos priorités.
Automatisez ce qui peut l’être
Libérez-vous de certaines tâches, comme la prise de rendez-vous, grâce à un agenda en ligne du type Youcanbookme.
Pour votre correspondance, notez les textes que vous utilisez souvent pour les copier-coller. Vous pouvez les enregistrer dans une liste spécifique sur Trello, par exemple.
Bien souvent, on n’exploite pas assez les outils que l’on utilise 😉
Gérez vos horaires de travail
Apprenez à vous connaître
A quel moment de la journée êtes-vous le plus performant ? Tôt le matin, tard le soir, en matinée pendant que les enfants sont à l’école ? Planifiez-y vos tâches les plus complexes, celles qui vous demandent le plus de concentration. La liberté horaire est l’un des plus grands avantages du statut freelance, mais c’est aussi un point délicat à gérer.
Astreignez-vous à des horaires
Listez les tâches domestiques incompressibles, vos contraintes familiales, vos loisirs. Établissez un emploi du temps viable qui tienne compte de vos obligations et du savant dosage suivant : le rythme le plus productif est de 52 minutes de travail suivi de 17 minutes de pause 😉 (source : enquête DeskTime).
- Astuce-be-serious
Lorsque vous avez une période de creux dans vos missions, profitez-en pour vous former. Souvenez-vous de ce que nous vous disions sur l’importance de la formation pour rester au top ! Les métiers du web évoluent particulièrement vite, ne vous laissez pas distancer.
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Comptabilisez le temps passé sur une mission
Connaître le temps réel passé sur une mission vous aidera à :
- vous motiver pour être encore plus efficace ;
- établir un tarif juste pour vos prochaines missions ;
- donner des délais réalistes aux clients.
Prévoyez du temps pour les tâches annexes
Prévoyez du temps pour le prospect, la relation client et l’administratif. Annoncez des délais qui vous laissent le temps de gérer, en parallèle, les autres missions en cours et tout le reste !
- Attention !
À chaque fin de mois, faites vos comptes, versez-vous un salaire et mettez de côté la part pour les charges sociales.
- Astuce-smile
De vraies vacances déconnectées, c’est sacré ! Pour en profiter, il faut anticiper ! Des clients prévenus, une réponse automatique pour vos mails, un message vocal approprié, un statut en pause sur votre plate-forme de travail… et à vous les cocotiers !
Méthodologie pour organiser sa journée de travail
- Anticipez grâce à vos cartes Trello ou votre agenda. Préparez votre journée : la veille, c’est encore mieux.
- Installez-vous en mode travail : habillé, coiffé, sourire aux lèvres. Chassez les sources de distraction, mettez-vous dans votre bulle, avec votre working-music.
- Échauffez votre cerveau : traitez les informations urgentes qui ne demandent pas trop de concentration. Vérifiez vos emails pro, contribuez rapidement à vos réseaux sociaux pro (attention, on ne triche pas en allant voir des vidéos de petits chats !)
- Délimitez votre temps de travail : une tâche précise = un timing chronométré de 52 minutes. Évidemment, vous allez personnaliser cela. Certaines tâches sont plus productives si vous les terminez, car vous n’aurez pas à vous remettre dans le bain. D’autres mériterons des pauses régulières : essayez de les placer à des moments opportuns.
- Optimisez votre pause de 17 minutes : faites quelques mouvements de yoga, sortez prendre l’air, regardez loin vers l’horizon pour détendre vos yeux, lâchez vos écrans.
N’oubliez pas : il n’y a rien de plus remplaçable qu’un freelance, alors restez au top ! Faites de chaque jour un challenge ; tirez le bilan de la journée passée et analysez ce sur quoi vous serez plus efficace demain.