automatisation zapier

Zapier est aujourd’hui le roi dans le domaine de l’automatisation no-code. 😎

Dans un monde où le temps vous manque, vous perdez souvent des minutes voire des heures précieuses à accomplir des tâches rébarbatives, chronophages et fastidieuses.

Vous en avez assez de tout ce temps perdu ? Vous souhaitez donner un coup de fouet à votre productivité ? Alors l’outil Zapier peut changer votre quotidien !

Libéré des petites tâches pénibles à réaliser chaque jour, vous consacrez désormais votre temps et votre énergie à la gestion de votre entreprise. 

Pourquoi vous ne devez pas zapper Zapier !

Zapier est créé, en 2011, à San Francisco, par Bryan Helmig, Mike Knoop, Wade Foster. 

Cet outil no-code révolutionnaire permet l’automatisation des tâches chronophages et répétitives.

Avec Zapier, économisez votre argent en créant vous-même vos automatisations, sans codage compliqué ni besoin de faire appel à un développeur.

C’est un outil no-code plutôt simple d’utilisation. Après votre inscription vous êtes alors en mesure de créer votre première automatisation. ✌️

Il faut surtout comprendre qu’il fonctionne sur un principe immuable : un déclencheur implique une action ou, souvent, toute une série d’actions et de conditions.

Cet ensemble est ici appelé un zap.

Et comment sont activés ces triggers (déclencheurs) puis réalisées ces actions ? En connectant des applications externes compatibles avec Zapier : il y en a plus de 3 000 !

Impossible de toutes les citer, mais il y a de fortes chances que vos outils informatiques du quotidien fassent partie de cette liste. Et tous ces outils interagissent ainsi ensemble.

Un message reçu dans sa boite Gmail peut déclencher une alerte selon ce que contient l’objet. On peut aussi sauvegarder les pièces jointes dans un dossier Dropbox ou Drive et celles-ci peuvent être renommées et classées selon leur contenu. Une réponse peut aussi être envoyée selon l’expéditeur et l’objet du message.

Il peut même y avoir des filtres pour ne réaliser une action que dans certaines conditions !

En exploitant les différentes apps, conditions et formateurs (pour changer ou interpréter des données), tout ou presque est possible ! 😎

À qui s’adresse Zapier ?

Zapier s’adresse aux autoentrepreneurs, aux freelances, aux chefs de petites, moyennes ou grandes entreprises, aux product owner, chefs de projet…

En résumé, à tous ceux qui souhaitent économiser du temps et de l’argent pour se consacrer à la gestion de leur business et augmenter leur productivité. Mais aussi pour améliorer l’expérience client.

Comment débuter sur Zapier ?

Après vous être inscrit sur Zapier, sélectionnez l’application qui servira de déclencheur. Le choix est vaste. 

Vous retrouvez par exemple : Slack, Airtable, Google Sheets, Notion, Typform, Gmail… Et des milliers d’autres ! 😱

Par exemple, avec l’app Microsoft Outlook sélectionnée, vous choisissez le déclencheur « New Email ». Il ne vous reste plus qu’à ajouter une action. Comme enregistrer les coordonnées, la date et l’heure de réception du mail dans un document Google Sheets.

Pour finaliser ce zap, Zapier vous demande de réaliser un test afin d’être certain que tout a bien été compris et d’être sûr que l’interaction fonctionne.

Une fois activée, cette automatisation se déclenchera automatiquement à chaque nouveau message reçu sur le compte Outlook sélectionné.

Pour vous donner un aperçu, voici à quoi ressemble l’interface une fois les différents zaps configurés. Vous remarquez qu’il est en plus très simple de pouvoir les activer/désactiver 😉

Limites de la version gratuite de Zapier

La version gratuite est très limitée ! Les principales contraintes : vous ne pouvez paramétrer que 5 zaps maximum et – surtout – ils ne se composent que d’une seule étape ! Soit : un déclencheur et une action.

Autant dire que la version payante est incontournable. Et même, pour utiliser les logiques conditionnelles (Paths), c’est l’abonnement professionnel (à partir de 49$) qui s’imposera.

Zapier, pour quoi faire ?

Honnêtement, il y a tellement de possibilités avec Zapier que je ne pourrais qu’effleurer celles-ci. Vous pouvez le laisser gérer :

  • Des candidatures à un poste ;
  • L’envoi d’accusés de réception ;
  • Des messages de remerciement ou d’anniversaire en tant que client ;
  • Le partage d’informations ;
  • L’envoi de SMS pour confirmer l’expédition d’une commande ;
  • La publication sur vos réseaux sociaux ;
  • Le suivi des derniers articles de certains médias grâce à leur flux RSS ;
  • Le rappel d’une réunion à votre équipe 30 minutes avant qu’elle ne commence ;
  • L’ajout d’un contact LinkedIn à votre liste Mailchimp ;
  • Une alerte push sur votre mobile lors de la réception d’un paiement PayPal ;
  • L’envoi d’un mail lorsqu’une carte Trello arrive à échéance ;
  • Etc.

Vous pouvez même utiliser des appels Webhooks, voire un brin de code (JavaScript ou Python) pour des extractions de données plus complexes.

Zapier, un incontournable ?

Petit défaut : Zapier est exclusivement en anglais. Encore une fois, c’est malheureusement commun à beaucoup d’outils no-code.

Pour tout entrepreneur, ou même freelance en ligne, Zapier est un outil qui peut transformer irrémédiablement votre façon de travailler ! Il fait d’ailleurs partie de nos outils chouchous chez Tuto.com (on l’utilise depuis 7 ans déjà), tout comme Airtable dont on vous parlait il y a quelques semaines. 😋

Quelle que soit la taille de votre entreprise, si le temps vous manque, que vous souhaitez booster votre chiffre d’affaires et vous débarrasser des petites tâches fastidieuses, penchez-vous sérieusement sur cette solution.

Vous deviendrez vite accro à l’automatisation et vous rendrez compte, avec l’expérience, que le nombre de possibilités est énorme.

Apprendre à utiliser Zapier

Bon, on vous voit venir. Vous avez maintenant cruellement envie de tester cet outil no-code 😁

Cela tombe bien, parce qu’il y a quelques jours nous avons sorti une toute nouvelle formation Zapier sur ce connecteur d’applications et de plateformes ! Un joli programme présenté par Kévin Lenhof – à qui on a posé quelques questions sur Zapier et dont vous montre les réponses juste en dessous – qui vous explique par la pratique comment maîtriser Zapier !

Concrètement durant près de 2h, vous verrez comment automatiser vos tâches récurrentes – sans aucune programmation 😉 – pour gagner un temps considérable au quotidien. Des workflows complets et concrets d’automatisations vous seront présentés dans ce cours en ligne 👇

cours zapier en ligne

 

L’interview de Kévin Lenhof

 

Salut Kévin, peux-tu te présenter rapidement ?

Blagueur, fan du FC Metz et adorateur des ratons laveurs ! Plus sérieusement, je suis dans l’univers du webmarketing depuis bientôt 10 ans où j’ai eu l’occasion d’y découvrir les différentes facettes.

Au départ, j’ai démarré dans le SEO sous la tutelle d’un ancien de Google. Ensuite, j’ai exercé en tant que Community Manager dans une société avec une visée écologique. Puis, comme responsable webmarketing dans l’univers du tactile.

Si on assure une veille permanente sur les outils et les tendances, je trouve que le web nous offre cette chance, passer d’un métier à un autre assez librement.

La crise du Covid a chamboulé les habitudes de travail. Pour les salariés, elle a donné un petit goût du quotidien des indépendants, notamment le télétravail, le fait de gagner un temps monstrueux avec l’absence de déplacement.

Ça cumulé à mon envie de transmission de savoir, je suis donc devenu il y a peu formateur indépendant 🙂

Depuis combien de temps utilises-tu Zapier ?

Plus de deux ans maintenant.

Vu le temps que fait gagner cet outil, je ne comprends pas que la majeure partie de la population ne soit pas en train de l’utiliser !

Ceux qui passent à côté perdent un temps considérable. C’est comme les personnes qui s’entêtent encore à coder un site sur-mesure pour une utilisation lambda alors qu’ils pourraient faire le même site 20 fois plus vite avec des templates WordPress !

Il y a un fossé énorme entre les outils qui sont disponibles sur le marché et les connaissances en numérique de la majorité des français…  Ils ne soupçonnent pas la puissance de ce qu’ils pourraient avoir entre les mains à l’heure actuelle.

L’exemple le plus choquant, c’est le nombre de clients qui m’envoient encore des fichiers de type ods par exemple. Pourquoi ne pas utiliser les outils de Google disponibles gratuitement depuis le Drive ? Plus besoin de sauvegarder, c’est automatique. Pas d’erreurs dans les envois de version. Plus besoin d’envoyer des mails avec pièces jointes pour partager, tout se fait en un clic. On peut travailler simultanément à plusieurs sur un même document, c’est quand même génial ! Se passer de ce genre d’outils, c’est faire de la résistance, on reste au minitel au lieu d’avoir un ordinateur 😛

Qu’est-ce que le no-code t’apporte dans ton quotidien ?

Du travail déjà !

WordPress est par exemple un outil no-code qui permet de créer des sites web sans programmation. Bientôt un site sur 2 dans le monde sera créé par ce biais, c’est dire sa puissance !

Beaucoup de personnes me sollicitent pour de la formation, pour de l’optimisation ou refonte SEO sous WordPress. Si des outils comme celui-là n’existaient pas, il faudrait soit faire appel à des développeurs, soit coder soi-même… Il y aurait donc beaucoup moins de personnes qui se lancent et beaucoup moins d’opportunités.

Et puis du temps, du temps, du temps… Quand je repense à mes jeunes années, lorsque je me suis mis à coder mon 1er site web en 3ème à base de HTML et PHP. Mon dieu quel enfer… Les erreurs incompréhensibles, les transferts de fichier sur le FTP,… Tout ça c’est fini maintenant, on peut créer de beaux sites en une journée !

Et d’un point de vue personnel, je trouve que ça ouvre tellement de possibilités dans tellement de domaines différents !
Dans ma wishlist des choses à faire avant de mourir, j’avais mis la création d’un jeu vidéo basique. Je m’étais dit qu’il faudrait stopper ma vie pro un à 2 ans pour y arriver. Aujourd’hui rien qu’avec les tutos présents par exemple chez Tuto et les outils no-code, c’est à la portée de tous !

Pourquoi un freelance devrait-il se mettre à utiliser Zapier ?

  • Pour gagner du temps.
    Avec les plateformes de mise en relation comme Malt, on peut rapidement se retrouver surchargé. Si l’on arrête les copier/coller et autres tâches chronophages et / ou ennuyeuses, ça libère du temps pour répondre à d’autres projets !
  • Pour gagner en crédibilité.
    Dès que l’on dialogue avec des prospects, si l’on commence à parler d’automatisations et d’opportunités dont les clients ne soupçonnent même pas l’existence, on fait tout de suite la différence !
  • Pour avoir une meilleure visibilité et gestion de projets.
    Si l’on multiplie les demandes de devis, les échanges de mails, les tâches à faire, on a vite fait de s’y perdre… Zapier permet de connecter tous les outils entre eux pour avoir une meilleure vue d’ensemble et un meilleur suivi.

Ressens-tu une montée en puissance du no-code ? et de l’automatisation ?

Oui complètement. Si on ne se laisse pas dépasser et qu’on assure une veille des outils, on s’en rend bien compte.

Sur LinkedIn, YouTube par exemple, on retrouve ces sujets de plus en plus.

Pour tous ceux qui vont lire cet article, faites l’effort de vous inscrire aux newsletters et aux chaînes sur le sujet. On se dit parfois qu’on a pas le temps de faire une veille, et pourtant si on prend ce temps, on en gagnera tellement plus par la suite…

Il y a déjà quelques beaux outils qui ont tiré leur épingle du jeu mais à mon avis on en est qu’aux prémisses. On va avoir de belles surprises dans les mois et années à venir.

Peux-tu nous donner 2 ou 3 exemples concrets de Zaps qui te servent au quotidien ?

  • Le partage automatique des pages, produits, articles depuis WordPress sur les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter et Instagram. Plus besoin de t’embêter avec des outils comme Hootsuite ou SocialPilot et de tout planifier.
    Dès que tu publies une nouveauté sur ton site, ça arrive automatiquement sur toutes tes pages !
  • Les mentions d’un sujet ou d’une personne qui t’arrivent dans Slack.
    Si tu veux surveiller ton e-réputation, si tu veux faire de la veille sur un sujet, si tu veux espionner la concurrence, tu centralises tout ce qu’il se dit dessus et tu donnes l’opportunité à tous tes collaborateurs d’avoir aussi accès à ces informations !
  • Typeform vers un outil de gestion de projets type Trello. Tu as une vue en temps réel de toutes les personnes qui ont rempli un formulaire sur ton site web et tu les mets à disposition de tous pour le dispatch de traitement : les commerciaux pour les prospects, les techniciens pour le support,…

Dites vous bien que Zapier, c’est déjà plus de 3000 applications et 4 millions d’utilisateurs mensuels. Donc chaque jour qui passent où vous n’y êtes pas, vous perdez quelque chose 😱

 

Il n’y a plus qu’à tester et vous laisser convaincre !

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