Airtable

Dans le domaine du no-code, Airtable est un nom à retenir. Il apporte une solution graphique et efficace pour un besoin majeur : la base de données.

Découvrez dans cet article, pourquoi vous devriez utiliser Airtable dès aujourd’hui 😎

Rappelons que le no-code permet le développement de logiciels, d’applications, d’automatisations, sans avoir à taper de lignes de code informatique. Et ici, il faut avouer qu’Airtable fait bien le job ! Il est simple d’utilisation, puissant et très collaboratif.

Il permet ainsi à plusieurs membres d’une même équipe de s’organiser efficacement en partageant une véritable base de données dans votre navigateur web. Cette plateforme propose même des versions pour mobiles et tablettes (que ce soit sur iOS ou Android).

Chez tuto, nous avons commencé à utiliser Airtable il y a quelques semaines. Et avec le peu de recul que nous avons, on sait d’ores et déjà qu’il va rejoindre la liste des outils indispensables qu’on utilise au quotidien. Il rejoint ainsi Notion, Trello, Zapier, Slack, Google WorkSpace pour ne citer qu’eux.

Et comme tout bon outil no-code qui se respecte, il est construit autour d’une API qui permet à tout ce beau monde de communiquer.

Pourquoi tabler sur Airtable ?

Airtable a été créé en 2012 par Howie Liu, Andrew Ofstad et Emmett Nicholas. Leur entreprise, Formagrid Inc. est basée à San Francisco.

Airtable vient concurrencer les anciennes solutions de gestion de datas comme Microsoft Access. Mais cela va plus loin. Même l’indétrônable Excel peut se sentir menacé ! Certains prédisent qu’Airtable pourrait venir concurrencer à terme Salesforce, tant il monte en puissance.

En effet, Airtable est un hybride qui mêle feuilles de calculs et base de données. On retrouve les notions de bases, tables, relations, d’enregistrements. Mais également tout l’aspect requêtes que vous pouvez trouver dans une base de données classique.

Au delà de la base de données relationnelle, ce qui est très puissant avec Airtable, c’est son système d’affichage. Vous sélectionnez le type d’affichage qui vous permettra d’exploiter au mieux la data.

les vues dans Airtable

Les différents types de vues

Plusieurs types de vues sont proposés :

  • Grille : un affichage en colonne, lignes et cellules, très similaire à Excel. A la différence que chaque colonne peut avoir un format spécifique (comme un sélecteur, une url, un fichier image, une pièce jointe, une formule, une date, la dernière personne à avoir modifié l’enregistrement…)
  • Formulaire : une vue très pratique qui permet de partager un formulaire pour aider d’autres personnes à remplir votre base de données de manière très intuitive (comme vous le feriez avec Google Form ou Typeform).
  • Galerie : pour un affichage sous forme de fiches résumées. Très pratique pour un affichage de produits ou un trombinoscope par exemple.
  • Calendrier : dès le moment où vos données contiennent un champ date. Cette vue peut être synchronisée avec votre calendrier Google Calendar, si vous en avez envie.
  • Kanban : pour les habitués des méthodes Agiles et de Trello.
  • Gantt : réservé à la version Pro d’Airtable, il vous aide dans la gestion de projets (Coucou Microsoft Project!).
Airtable vue grille

Un exemple de projet Airtable avec une vue Grille

Vous pouvez pour une même table, créer autant de vues que vous le souhaitez. Chaque vue peut être indépendamment filtrée, triée. Certaines colonnes peuvent être masquées. Vous pouvez les partager. Bref : vous faites ce que vous voulez.

Airtable permet de créer un nombre illimité de bases, avec des modèles prêts à l’emploi pour faciliter la mise en place. Chacun des templates est personnalisable et ajustable, selon vos attentes. Vous pouvez y insérer du texte, des formules, des liens vers d’autres bases, des photos, des pièces jointes…

Et encore une fois, cette base de données pourra communiquer avec d’autres applications. Enormément de possibilités s’offrent alors à vous 🤯

À qui s’adresse Airtable ?

Airtable est un excellent outil qui s’adresse à différents profils.
Prenons quelques exemples concrets :

  • les freelances : pourront utiliser Airtable pour le suivi d’un projet (grâce aux vues Gantt et Kanban) ou assurer toute la gestion du paiement / relance des impayés.
  • les entrepreneurs : pourront s’appuyer sur le système de base de données pour créer des sites Internet dynamiques (avec Webflow par exemple) ou des applications mobiles (avec Bubble). En gérant ainsi une logique no-code de bout en bout. Idéal pour valider une idée, tester un marché, construire un prototype fonctionnel.
  • les équipes internes. Chez nous Airtable est utilisé par l’équipe Parcours pour tout le suivi des apprenants sur nos Parcours Pro.
    On l’utilise à la fois pour identifier les décrocheurs, suivre la facturation, faciliter la construction du bilan pédagogique financier, créer des tableaux de suivi efficaces, pour avoir une vue rapide de type « calendrier » sur les apprenants ou mentor à contacter le jour même.
    Notre équipe dev aurait pu être mise sur la construction d’un outil « maison », mais au final, on s’en est sorti presque tout seul (on verra plus loin, comment notre lead dev a pu pousser les limites du no-code avec la partie low-code d’Airtable), laissant ainsi la priorité de développement technique à d’autres projets.
    On peut imaginer qu’une équipe Sales (commerciaux) puisse se construire un véritable CRM avec de nombreuses automatisations pour suivre au mieux leurs prospects et les relancer.
  • Les associations / Clubs sportifs : qui ont des adhérents et donc besoin d’avoir une petite base de données. Plus flexible qu’un Excel, Airtable pourra alors se montrer très utile dans la gestion des membres et tout ce qui va autour : adhésion, paiement, mailing, création de listes. Le tout automatisé.
    C’est d’ailleurs pour cela, qu’on commence à voir des agences « no-code » se développer un peu partout en France. Ces agences peuvent accompagner ces acteurs locaux, lorsqu’ils ne veulent pas mettre les mains dans le code heu… le no-code 😛
Air table template production vidéo

Un exemple d’un template pour le suivi de production vidéo, basé sur une vue galerie

Quelles fonctionnalités et quels exemples d’utilisations ?

Airtable offre de nombreuses fonctionnalités :

  • Bases de données : pour compiler et sécuriser toutes les informations nécessaires à votre projet, votre travail.
  • Des tonnes de modèles prêts à l’emploi vous permettent de créer une application fonctionnelle en quelques clics.
  • Ses vues permettent de rendre la gestion des BDD moins austère qu’avec des logiciels classiques.
  • Ses fonctionnalités de tri, filtres, groupes pour personnaliser vos vues.
  • Les formules : pour créer tout un tas d’opérations sur vos données.
  • Ajout d’apps supplémentaires pour étendre les fonctionnalités d’Airtable et lier l’outil avec d’autres solutions en ligne : Miro, Typeform, SendGrid, etc. (Réservé aux souscriptions payantes).
    Certaines apps sont fabriquées par Airtable, notamment la très puissante Page Designer qui vous permet de créer des pages qui utilisent vos données issue de votre base. Ou encore Charts qui permet de créer des graphs pour présenter visuellement vos données.

    Airtable apps

    Exemple d’applications Airtable

  • Automatisation : vous pouvez créer au sein même d’Airtable des automatisations (avec Twitter, Slack ou autres…) basées sur la création d’un nouvel enregistrement dans la base de données ou bien sa mise à jour.
  • L’aspect Low-Code. Oui : vous pouvez même taper des lignes de code pour pousser encore plus loin les capacités du logiciel.

    Script Airtable

    Des scripts prêt à être utilisés dans votre BDD

Les possibilités d’utilisation sont très larges puisque Airtable permet de créer toute application ayant besoin d’une ou plusieurs bases de données :

  • Prise de notes et rédaction des contenus : vous pouvez y joindre des médias.
  • To-Do list avec des cases à cocher.
  • Planification de tâches plus complexes et gestion de projets collaboratifs.
  • Études de marché et sondages avec formulaires publics.
  • Organisation de votre portfolio.
  • Calendrier éditorial pour votre blog.
  • Gestions de votre entreprise et de vos clients (créer un CRM)

La liste est longue !

 

Vous l’avez compris, Airtable est un allié efficace pour l’organisation de vos projets, vos idées et vos contacts clients. Le tout pouvant être partagé, collaboratif.

Alors quelles sont les limites ?

Quels sont ses inconvénients ?

On va lister ici des inconvénients qui ne concernent pas uniquement Airtable, mais plutôt les outils no-code en général :

  • La sécurité : vos bases de données renferment souvent des informations sensibles. Travailler sur un outil qui est américain peut poser des questionnements sur l’utilisation de la donnée et sa sécurisation. Mais est-ce vraiment différent si vous utilisez Excel Online ou Google Sheets. Airtable propose quelques  garanties dans ce domaine. A noter qu’Airtable est utilisé par des grands Noms, comme Netflix, Expedia, Time…
  • Un service auto-hebergé : du coup, en cas de downtime, vous ne pourrez pas travailler.
  • Le coût : même si une offre gratuite et disponible, pour exploiter la pleine puissance du service, vous devrez passer à la caisse. Le modèle économique est un abonnement, au nombre d’utilisateurs et qui s’adapte en fonction du nombre d’entrées dans vos bases de données / d’automatisations… La facture peut donc grimper rapidement. C’est ensuite à vous de choisir si à un moment donné, il est plus rentable de basculer sur un développement d’un outil maison.

 

Comment commencer à utiliser Airtable ?

Vous souhaitez utiliser Airtable ? Rien de plus simple. Créez votre compte gratuitement et accédez directement à une mine de fonctionnalités.

La version gratuite reste complètement utilisable avec :

  • Un nombre illimité de bases ;
  • 1 200 enregistrements par base maximum ;
  • 2 GB de fichiers attachés par base ;
  • Et l’accès à tous les types de vues, excepté Gantt.

Vous pouvez ensuite créer de manière intuitive votre base de données, la partager, y insérer des documents, des images ou des vidéos. Airtable propose également une version Pro qui offrent plus de possibilités (apps, automatisation, vue Gantt, sections…).

Apprendre à utiliser Airtable

On va pas se mentir, même s’il s’agit d’un outil no-code, on vous conseille de suivre une formation Airtable, pour comprendre sa philosophie et apprendre à utiliser les formules notamment.

Sur tuto.com vous trouverez des cours en vidéo, 100% en ligne pour prendre en main l’outil. Mais également aller plus loin et apprendre comment :

  • utiliser les rollups,
  • les lookups,
  • utiliser les formules les plus utiles dans Airtable,
  • comment faire communiquer 2 bases Airtable entre-elles,
  • créer une automatisation au sein d’Airtable ou bien en utilisant Zapier ou Intégromat.
  • ajouter une app,
  • gérer les tris, les filtres, les groupes,
  • le partage de votre base de données ou d’une vue,
  • choisir le bon type de vue et la personnaliser,
  • créer un formulaire,
  • utiliser le page Designer,
  • utiliser la partie low-code avec les scripts Airtable ou des scripts maison,
  • synchroniser votre base de données ou la sauvegarder,

… et de manière globale, mettre à jour vos compétences sur les nouveautés qui sont ajoutées régulièrement au produit.

Et les développeurs ne seront pas en reste !
Comme on l’a vu, Airtable propose une API. Cela signifie que celles et ceux qui savent programmer vont pouvoir s’amuser. A l’image de ce cours en ligne qui vous propose d’apprendre à faire du CRUD via un client Javascript grâce à cette fameuse API 🤓

formation AIRtable pour les dev

Conclusion sur Airtable

Airtable est un outil puissant, intuitif et performant. Il vous permet de travailler seul ou en collaboration avec une équipe, en temps réel et de façon conviviale. Il propose de nombreuses fonctionnalités qui sauront répondre aux attentes des plus exigeants.

Et, si vous voulez tester ses fonctionnalités, vous pouvez le faire gratuitement, ce qui est un sérieux atout !

Personnellement je suis littéralement tombé sous le charme d’Airtable. 2 jours de formations m’ont suffit pour prendre en main l’outil. Un jour plus tard nous avions un tableau de suivi qui pouvait être utilisé en interne.

Je suis persuadé que dans les prochaines années, Airtable sera incontournable et utilisé par de nombreuses entreprises / freelances.

Vous pouvez y aller les yeux fermés 😌

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