Vacances, déplacement professionnel, congé ou indisponibilité ponctuelle : programmer un message d’absence sur Outlook permet de prévenir automatiquement les personnes qui vous écrivent. Vous pouvez leur indiquer votre date de retour, votre délai de réponse et les coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence.
Dans ce guide, nous allons configurer cette réponse automatique sur Outlook.com, puis voir comment procéder dans les autres versions d’Outlook. Vous trouverez également plusieurs exemples de messages prêts à personnaliser.
Ce qu’il faut retenir :
- Sur Outlook.com, la fonction se trouve dans Paramètres > Compte > Réponses automatiques.
- Il est préférable de définir une période afin que le message se désactive automatiquement à votre retour.
- Outlook envoie généralement une réponse une seule fois à chaque expéditeur pendant votre absence.
- L’option Uniquement à mes contacts détermine qui reçoit votre réponse, mais ne bloque aucun e-mail entrant
Comment mettre un message d’absence sur Outlook.com ?
Les captures de ce guide ont été réalisées dans la messagerie en ligne Outlook.com. Si nécessaire, commencez par vous connecter à votre compte Outlook.
1. Ouvrir les paramètres d’Outlook
Depuis votre boîte de réception, cliquez sur la roue crantée située en haut à droite de l’écran.
2. Activer les réponses automatiques
Dans la fenêtre des paramètres, sélectionnez Compte, puis Réponses automatiques. Actionnez ensuite le bouton du même nom.
Cette organisation remplace l’ancien chemin qui passait par la rubrique Courrier. Si votre écran est différent, vérifiez la version d’Outlook que vous utilisez.
3. Programmer la période d’absence
Cochez Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée, puis renseignez les dates et les heures de début et de fin.
Cette programmation évite d’oublier de désactiver votre message à votre retour. Sans date de fin, la réponse restera active jusqu’à ce que vous l’arrêtiez manuellement.
Outlook permet également de :
- bloquer votre calendrier pendant cette période ;
- refuser automatiquement les nouvelles invitations ;
- refuser et annuler les réunions déjà prévues.
Attention à cette dernière option : elle peut annuler des rendez-vous existants. Vérifiez votre calendrier avant de la sélectionner.
4. Rédiger le message d’absence
Votre réponse doit idéalement préciser :
- la durée de votre indisponibilité ;
- la date à laquelle vous lirez le message ;
- votre niveau d’accès à votre messagerie ;
- un autre contact en cas d’urgence.
Restez cependant discret sur les raisons et le lieu de votre absence. Il est inutile d’indiquer publiquement où vous passez vos vacances.
5. Choisir les destinataires et enregistrer
L’option Envoyer des réponses uniquement à mes contacts limite votre réponse automatique aux personnes enregistrées dans votre carnet d’adresses. Un client, un prospect ou un partenaire qui n’y figure pas ne sera donc pas informé de votre absence.
Cette option n’empêche pas de recevoir les messages des autres expéditeurs. Elle contrôle uniquement l’envoi de votre réponse automatique.
Cliquez enfin sur Enregistrer.
3 exemples de messages d’absence Outlook
Un message d’absence professionnel
Bonjour, Je suis actuellement absent(e) et prendrai connaissance de votre message à mon retour, le [date]. En cas d’urgence, vous pouvez contacter [prénom et nom] à l’adresse [adresse e-mail] ou au [numéro de téléphone]. Merci pour votre compréhension. Bien cordialement, [Signature]
Un message pour des vacances ou un congé
Bonjour, Je suis absent(e) du [date de départ] au [date de retour] inclus et ne consulterai pas ma messagerie pendant cette période. Je répondrai à votre e-mail dès mon retour. Pour toute demande urgente, merci de contacter [nom et coordonnées]. À bientôt, [Signature]
Un message en cas d’accès limité aux e-mails
Bonjour, Merci pour votre message. Je suis actuellement en déplacement et mon accès à ma messagerie est limité jusqu’au [date]. Mon délai de réponse pourra donc être plus long que d’habitude. Pour une demande urgente, vous pouvez contacter [nom] à l’adresse [adresse e-mail]. Merci de votre compréhension. [Signature]
Comment faire dans les autres versions d’Outlook ?
Dans le nouvel Outlook pour Windows
Ouvrez Affichage > Afficher les paramètres > Comptes > Réponses automatiques. Activez la fonction, programmez votre période, rédigez le message puis cliquez sur Enregistrer.
Avec un compte professionnel ou scolaire, vous pouvez parfois prévoir un texte pour vos collègues et un autre pour les personnes extérieures à votre organisation.
Dans Outlook classique
Cliquez sur Fichier > Réponses automatiques, puis sélectionnez Envoyer des réponses automatiques. Définissez la période et rédigez votre message avant de valider avec OK.
Si le bouton n’apparaît pas, votre type de compte ne prend probablement pas en charge cette fonction. Outlook classique permet alors de créer un modèle et une règle de réponse, mais le logiciel devra généralement rester ouvert pendant votre absence.
Dans l’application Outlook pour mobile
Sur Android ou iPhone, ouvrez les Paramètres, sélectionnez le compte concerné, puis Réponses automatiques. Activez la fonction, définissez votre période et enregistrez.
Cette possibilité est notamment proposée pour les comptes Outlook.com, Microsoft 365 et Exchange.
Pourquoi mon message d’absence Outlook ne fonctionne-t-il pas ?
Si aucune réponse automatique ne semble partir, vérifiez :
- les dates, les heures et le fuseau horaire programmés ;
- le compte sur lequel la fonction a été activée ;
- l’option Uniquement à mes contacts ;
- le type de messagerie utilisé ;
- que les réglages ont bien été enregistrés.
Outlook n’envoie généralement qu’une réponse par expéditeur pendant une même période. Pour faire un test, utilisez donc une adresse qui n’a pas encore contacté votre compte depuis l’activation du message.
Les comptes Gmail, Yahoo et certains comptes POP ou IMAP ajoutés à Outlook ne prennent pas toujours en charge cette fonction. Il faut alors configurer la réponse depuis le service de messagerie d’origine ou utiliser une règle dans Outlook classique. La procédure est détaillée dans l’aide officielle de Microsoft.
Comment désactiver la réponse automatique ?
Si une date de fin a été programmée, Outlook désactive automatiquement le message à l’heure prévue.
Dans le cas contraire, retournez dans Paramètres > Compte > Réponses automatiques, puis désactivez le bouton. Dans Outlook classique, utilisez le bouton Désactiver affiché sous le ruban.
Apprenez à mieux utiliser Outlook.com
Outlook permet également de créer des règles, organiser ses messages, planifier des réunions et gérer ses contacts ou ses tâches.
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Questions fréquentes sur les messages d’absence Outlook
Outlook doit-il rester ouvert ?
Non, lorsque vous utilisez la fonction intégrée avec Outlook.com, Microsoft 365 ou Exchange. En revanche, le logiciel doit généralement rester ouvert si vous avez créé une règle dans Outlook classique pour un compte non compatible.
Peut-on préparer le message avant de partir ?
Oui. Indiquez les dates et heures de début et de fin : Outlook activera et désactivera automatiquement la réponse.
Peut-on répondre différemment aux personnes extérieures à l’entreprise ?
Oui, avec certains comptes Microsoft 365 ou Exchange. Vous pouvez rédiger un message pour les membres de votre organisation et un autre pour les expéditeurs externes.
Peut-on activer le message depuis un téléphone ?
Oui. Dans l’application Outlook, ouvrez les paramètres, sélectionnez votre compte, puis Réponses automatiques.
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